年内にやりたかったことの一つ。
デスクトップアイコンの整理と、メールの整理。ようやく取り掛かります。
気づけば日々増えていくアイコンたちにデスクトップが占領されて、自分でもかなり使いにくくなっていました。
でもデスクトップアイコンよりも手強いのがメールの整理。
普段使っていないアドレスも含めると未読メールが数千件…
ズボラさをここでも発揮してお恥ずかしい限りなのですが、
数千件のうち99％が広告やチェックする必要のないお知らせのため、タイトルだけ確認した後放置されていたメール達です。
そんなに溜まってしまってからでは、整理に何時間もかかってしまうため、年内に決着をしたいと思いつつも年末近くまで過ぎていました。
ようやく、今日やるぞ！と私の中のどこかにあったらしい、やる気スイッチが見つかったので頑張ります(笑)
なかなかそんなにメールが溜まっている方は少ないと思いますが、日々のメール整理のヒントにでもなれば幸いです。
①削除＆解除
どんどん削除していきつつ、今後も増えにくい仕組みづくりを。
もうチェックする必要のなくなったメルマガなどを解除していきます。
この段階では削除しないメールはひとまず分類せず、そのままにします。
迷ったものがあったら
削除するか迷ったメールは残しておきます。
モノと違い、場所を取るわけではないので、消してしまってあとから後悔しないように迷ったら保管。
その代わり、②の分類分けの時に区別します。
②フォルダに分類
それぞれのメールの種類によってフォルダを作りどんどん移動させます。
このときに、先ほど迷ったメール達は「とりあえず保管」のようなフォルダを作ってまとめておけば、
優先度が低く普段目にとまる位置ではないけれど、必要なときには探し出せるように。
フォルダ名に一工夫
私が使っているメールサービスではフォルダ名の50音順、もしくはアルファベット順にフォルダが並び変えられてしまうので、フォルダ名を少し変えます。
フォルダの優先順位をつけて
「01小学校」とか「02習い事」、「03(子どもの名前)」など前に数字を付けていきます。
そうすることで必要なフォルダが先頭にくるので、使いやすくなります。
ちょっとおすすめなのが、「一時保管」フォルダ。
これを作っておくと、ネットショッピングした際に到着まで保管しておいたりする「発送完了メール」や「購入完了メール」を出しっぱなしにすることがありません。
そのような毎週○曜日に見直すなど、自分の中に再チェックする期限を決めておくフォルダが一つあると便利です。
ライフステージごとに見直す
ここまでやって、メールがすっきり整理されていても、これをしないとまた元通りになる危険性が。
それは、ライフステージが変わるごとにフォルダを見直すということ。
私はこれをおろそかにしてしまい、今回の状況になってしまっていました。
ライフステージの変化とは、例えば、独身のころ、結婚したころ、第1子が生まれたころ、転職したころ…など。
数年単位で振り返ると、結構自分を取り巻く環境って変わっているものです。
メールは、自分のその時の環境によって増えやすくなるメールの内容や優先度が変わります。
それによってフォルダを増減させたり、フォルダの位置を変えたりすることで、今の自分に合ったメール整理ができます。
今後は放置メールがリバウンドしないように、自分自身への決意を込めて書きました。
また、更新後取りかかります。頑張るぞー。
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